Tässä postauksessa käyn läpi muutamia useimmin kysyttyjä kysymyksiä ilmoituskanaviin liittyen. Toivottavasti tämä antaa sinulle hyödyllistä tietoa tästä oivallisesta riskienhallinnan välineestä ja vastuullisuuden varmistajasta. Niin ja tiesithän jo sen, että nämä ilmoituskanavat ovat tulossa lainsäädännön myötä työpaikoille pakollisiksi?
Kysyin hiljattain verkostoltani ilmoituskanavan käytöstä LinkedInissä. Tavoitteena oli ottaa pulssia siitä, kuinka monella työpaikalla on ilmoituskanava käytössään ja kuinka monelle asia on täysin uusi. Sain pikakyselyyn 20 vastausta: 12 vastaajalle ilmoituskanava oli tuttu asia, kahdeksalle vastaajalle puolestaan uusi tuttavuus. Tässä alla kyselyn vastaukset ja niiden jakauma:
Ja sitten niihin usein kysyttyihin kysymyksiin:
1. Mikä on ilmoituskanava?
Ilmoituskanava on työkalu, jonka avulla henkilöstö ja esimerkiksi yhteistyökumppanit voivat ilmoittaa nimellään tai nimettömästi ongelmia, epäkohtia ja väärinkäytösepäilyjä organisaation toiminnassa. Kyse on siis ongelmien esiin nostamisesta sen sijaan, että ne lakaistaan maton alle.
Ilmoituskanavasta käytetään usein myös englanninkielistä termiä whistleblowing-kanava, eli kirjaimellisesti puhutaan pilliin puhaltamisesta. Ilmoitus- tai ilmiantokanavalla on negatiivinen kaiku ja suosittelenkin rohkeasti nimeämään teidän organisaation kanavan rohkeammin. Miksi ei puhuttaisi esimerkiksi välittämiskanavasta? Tätä nimitystä käytti erään ison rakennusliikkeen toimitusjohtaja ja se on minusta erinomainen. Kanavan nimeämisellä on iso vaikutus siihen, miten se otetaan käyttäjien keskuudessa vastaan.
2. Miksi ilmoituskanavat ovat nyt ajankohtainen teema?
Ilmoituskanavista (tai välittämiskanavista) puhutaan nyt enemmän ja enemmän, koska nämä ovat tulossa useille työpaikoille pakollisiksi. Parhaillaan odotamme Suomessa ehdotusta kansalliseksi laiksi, joka pohjautuu aihetta koskevaan EU-direktiiviin.
3. Kenelle ilmoituskanavat tulee pakolliseksi?
Ilmoituskanavat tulevat pakollisiksi kaikille organisaatioille, jotka työllistävät yli 50 henkilöä.
Asia koskee eri organisaatioita niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla, eikä organisaation juridisella muodolla ole väliä. Kuntien osalta velvoitetta todennäköisesti rajataan asukasluvun mukaan – kanava olisi tällöin oltava kunnissa, joissa on yli 10 000 asukasta.
Suomessa voidaan päätyä lainsäädännöllä tätä tiukempaan ratkaisuun. Tämä selviää, kunhan saamme myöhemmin keväällä hallituksen esitysluonnoksen käsiimme.
4. Milloin ilmoituskanava pitää olla olemassa?
Laki tulee näillä näkymin voimaan kahdessa osassa. Ensin vuoden 2021 lopulla kanava tulee olla organisaatioissa, jotka työllistävät yli 250 työntekijää. Vuonna 2023 kanava tulee olla organisaatioissa, jotka työllistävät yli 50 työntekijää.
Tämä perustuu EU-direktiiviin, kansallinen sääntely voi päätyä tiukempaan ratkaisuun. Tämä selvinnee myöhemmin keväällä.
5. Mitä meidän organisaation pitää miettiä ilmoituskanavan käyttöönotossa?
Ilmoituskanavan kohdalla tyypillisesti ensimmäiseksi ajatellaan kanavan teknistä toteutusta ja siihen haetaan usein ulkoinen palveluntarjoaja. Eräät organisaatiot ovat koodanneet kanavansa itse.
Teknistä ratkaisua olennaisempaa on kuitenkin miettiä sitä, mitä tapahtuu, kun kanavaan tulee ensimmäinen ilmoitus. Miten ilmoituskanavaan tulevat ilmoitukset käsitellään? Miten varmistetaan käsittelyn riippumattomuus? Kuka tekee päätökset toimenpiteistä, joihin ilmoitus antaa aihetta?
Kolmas tärkeä asia on viestiminen asiasta henkilöstölle ja yhteistyökumppaneille. Tyhjä ja hiljainen ilmoituskanava on huono investointi ja kertoo karua kieltä organisaation ilmapiiristä. Kun kanava otetaan käyttöön, kerrotaan siitä henkilöstölle ja opastetaan kanavan käytössä.
Autan organisaatioita ilmoituskanavan valinnassa ja ohjaan sen käyttöönotossa. Seuraan tarkalla silmällä myös kotimaisen lainsäädännön linjauksia aiheesta ja jaan niistä tietoa.
Voit myös lähettää oman kysymyksesi minulle vastattavaksi!
Anne Vanhala
Bonfide Oy
Kumppanisi compliancessa & yritysvastuussa