Seitsemän askelta ilmoituskanavan käyttöönottoon



Edellisissä blogipostauksissa olemme käyneet läpi useimmiten kysyttyjä kysymyksiä ja sitä, kenelle kanava kannattaa avata. Tällä viikolla pureudumme ilmoituskanavan käyttöönoton seitsemään askeleeseen:


1. Mikä olisi paras valinta meidän ilmoituskanavaksi?


Ensimmäinen askel ilmoituskanavan käyttöönotossa on teknisen järjestelmän valinta. Vaihtoehtoja on monia, esimerkiksi EasyWhistle, FirstWhistle, Ilmoituskanava.fi ja WhistleB. Suosittelen varamaan demoesittelyt muutamalta palveluntarjoajalta, jolloin pääset vertailemaan eri kanavien toiminnallisuuksia ja niiden sopivuutta omaan tarpeeseesi. Demossa kannattaa kysyä muun muassa kanavan tietoturvasta, eri kieliversioista ja siitä, miten ilmoittaja ja ilmoituksen käsitteljä voivat viestiä kanavassa keskenään anonyymisti.


2. Mitä muita tapoja voidaan käyttää väärinkäytöksistä ilmoittamiseen?


Vaikka nyt paljon puhutaan ilmoituskanavasta, kannattaa samassa yhteydessä miettiä muut mahdolliset tavat epäiltyjen väärinkäytösten ja huolenaiheiden ilmoittamiselle. Vaikeista asioista ja epäkohdista olisi hyvä pystyä puhumaan ensi sijassa oman esihenkilön kanssa tai vaikka nimetyn johtoryhmän jäsenen kanssa. Tekninen ilmoituskanava tulisi olla vasta viimeinen vaihtoehto huolenaiheen ilmoittamiseen.


3. Miten ilmoituskanavasta viestitään?


Ilmoituskanavan käyttöönotossa ei voi väheksyä viestinnän merkitystä. Kun suunnittelet viestinnän hyvin, varmistat, että sidosryhmäsi tietävät ilmoituskanavasi olemassa olosta ja osaavat hyödyntää sitä oikein. Mieti vastauksia muun muassa näihin kysymyksiin: miksi haluatte ottaa ilmoituskanavan käyttöön? Kenelle siitä tulisi kertoa ja mitä? Missä tavoitat haluamasi kohderyhmät ja miten heille olisi tehokkainta viestiä? Entä käyttöönoton jälkeen: mitä silloin viestitään? Ja jos jotain vakavaa ilmaantuisi, millä tasolla on kriisiviestintävalmius? Olennaista on rakentaa luottamuksen ilmapiiriä siihen, että ilmoituskanavan käyttö koetaan turvalliseksi. Mieti, mikä voisi estää tärkeän ilmoituksen tekemisen ja pyri poistamaan nämä esteet etukäteen.


4. Miten henkilöstöä koulutetaan kanavan käytöstä?​


Viestintäsuunnitelmaan on hyvä sisällyttää henkilöstön kouluttaminen kanavan käyttöön. Mitä asioita voin kanavaan ilmoittaa? Miten ilmoitus tehdään? Mitä tietoja ilmoituksessa on hyvä antaa? Miten ilmoituksia käsitellään? Yksi tärkeimpiä koulutuksen asioita on painottaa sitä, että vilpittömässä mielessä olevan ilmoittajan ei tarvitse pelätä ikäviä seuraamuksia ilmoituksensa johdosta.


5. Kuka vastaanottaa ilmoitukset?​ Miten saapuvat ilmoitukset käsitellään? ​


Viestinnän lisäksi suosittelen miettimään tarkasti sen, miten ilmoitusten käsittely työpaikalla järjestetään. Ilmoituskanavan käsittelijöiden valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että käsittelijöiltä löytyy riittävästi osaamista toimialasi tyypillisimpiin ilmoituksiin. Näitä voivat olla esimerkiksi epäilyt taloudellisista väärinkäytöksistä, ihmisten väärinkohtelusta tai ympäristörikoksista. Ilmoitusten käsittelylle on hyvä luoda prosessi: kuka vastaa yhteydenpidosta ilmoittajan kanssa, miten päätetään tarvittavasta tutkinnasta ja ketkä osallistuvat tutkintaan?


6. Kuka päättää, mihin toimenpiteisiin ilmoituksen johdosta ryhdytään?​


Ilmoituskanavan käyttöönotossa on hyvä tiedostaa se valitettava tosiasia, että väärinkäytöksiä tapahtuu kaikissa organisaatioissa. Sen vuoksi on mietittävä myös se, kuka päättää mahdollisista seuraamuksista, jos epäilty väärinkäytös osoittautuu todeksi. Suosittelen, että ilmoitusten käsittelijät ja tapausten tutkijat eivät päätä seurauksista, vaan päätökset tehtäisiin liiketoimintayksiköissä.


7. Miten ilmoituksista ja niiden käsittelystä raportoidaan?


Ilmoituskanavan käyttöönoton yhteydessä on hyvä huomioida säännöllinen raportointi tapauksista ja niiden käsittelystä johdolle. Vastuullinen yritysjohto haluaa säännöllisesti tiedot siitä, miten paljon ilmoituksia on saapunut, mitä teemoja ilmoitukset ovat koskeneet ja kuinka monta ilmoitusta on esimerkiksi vuoden aikana käsitelty. Jos yrityksesi tai yhteisösi julkaisee vastuullisuusraporttia, nämä tiedot julkaistaan usein myös vastuullisuusraportin kautta ulkoisille sidosryhmille.


Näillä askelilla pääset jo pitkälle ilmoituskanavan käyttöönotossa. Autan mielelläni kaikkiin käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä. Tutustu ilmoituskanavan käyttöönotto -palveluun täällä.


Anne Vanhala

Kumppanisi compliancessa ja yritysvastuussa




109 katselukertaa0 kommenttia